e-Fatura e-Arşiv, e-İrsaliye Kağıt Olarak Düzenlenebilir Mi?

Elektronik Belge olarak düzenleme zorunluluğu getirilen e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM, e-Döviz vb. belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi zorunludur. Ancak bazı istisnai durumlarda kağıt olarak düzenlenmesi mümkündür.

Elektronik Belgelerin kağıt olarak düzenlenebileceği haller aşağıdaki gibidir:

• Gelir İdaresi Başkanlığının ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde arıza meydana gelmesi durumunda,
• İspat veya tevsik edilmek şartıyla, mükellefin veya Özel Entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde arıza, kesinti ve veya planlı bakım çalışması durumunda,
• İspat ya da tevsik edilmek şartıyla, Mali Mührün ya da e-İmza aracının arızalanması veya çalınması durumunda,
• Bakanlık veya GİB tarafından e-Belge uygulamalarıyla ilgili olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler, teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi durumunda,

yasal olarak düzenlenmesi gereken sürelerin geçirilmemesi koşuluyla, e-Belgeler kâğıt olarak düzenlenebilir. Herhangi bir cezai yaptırım söz konusu olmaz.

Ayrıca elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgenin, yasada açıklanan mücbir sebepler nedeniyle elektronik olarak düzenlenememesi durumunda, özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Bununla birlikte e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7'nci günün) sonuna kadar, söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Belge uygulamalarına dahil olunan tarihin ait olduğu ayın sonundan (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7'nci günden) itibaren, belgelerin e-Belge olarak düzenlenmesi zorunlu olup, kağıt ortamda belge düzenlenmesi halinde Kanunda belirtilen cezalar uygulanır.

e-Belge uygulamalarını kendi sistemleri aracılığıyla kullanan mükelleflerin sistemlerinde arıza ya da kesinti olması veya diğer mücbir sebep hallerinde düzenlenmek için yeterli miktarda kağıt belgeleri bulundurmaları zorunludur. Bu gbi durumlarda belge düzenlemeye başlamadan önce GİB'e yazılı olarak bilgi verilmesi zorunludur.

Son olarak da e-Belge mükelleflerinin, milli savunma, istihbarat ve güvenlik amaçlı mal veya hizmet alımlarıyla ilgili olarak GİB'den özel izin alan kurumlara kağıt belge düzenleyebilmek için yeteri kadar kağıt belge bulundurmaları mecburidir.