GİB e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu Güncellendi!

GİB, e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'nda saha uygulamaları hakkında yeni soru ve cevaplar ekleyerek bazı güncellemeler yaptı.

e-İrsaliye uygulamasının zorunlu hale gelmesiyle 1 Temmuz 2020 itibariyle 80 bine yakın firma sisteme dahil oldu.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından 16 Temmuz 2020 tarihinde yayımlanan e-İrsaliye Uygulama Kılavuzunda 9, 13, 15.5, 15.8, 15.11 nolu soruların cevaplarında güncelleme yapıldı. Ayrıca 15.27'den 15.39'a kadar yeni sorular ve cevapları eklendi.

GÜNCELLENEN E-İRSALİYE UYGULAMA KILAVUZUNDA CEVAPLARI GÜNCELLENEN SORULAR VE İLAVE EDİLEN SORU VE CEVAPLARI

Özel Entegratörle çalışılması halinde e-İrsaliye düzenlenme süresi

Mevcut duruma göre istisnai durumlar haricinde, malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde GİB sistemlerine gönderilmiş olması gerekmekte idi. Yapılan güncellemeyle birlikte, e-İrsaliye'nin malın fiili sevk zamanından önce düzenlenmesi ve GİB'na iletilmesi zorunludur.

Bununla birlikte uygulamadan Özel Entegratörler aracılığıyla yararlanan mükelleflerin e-İrsaliyelerini GİB sistemlerine iletilmek üzere Özel Entegratörlerin bilgi sistemlerine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması için yeterlidir.

Özel Entegratör firmaların kendilerine iletilen e-İrsaliyeleri imzalama ve GİB bilgi işlem sistemlerine iletimini, kendilerine iletim zamanından itibaren azami 15 dakika içinde gerçekleştirmeleri zorunludur.

Sevkiyatın başlatıldığı lokasyonda altyapı ve teknik imkansızlıklar nedeniyle e-İrsaliye düzenlenmesinin mümkün olamadığı hallerde belge düzeni

Bu gibi durumlarda kağıt sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı anda düzenlenmesi esastır. Düzenlenen kağıt sevk irsaliyesinin üzerinde e-İrsaliyeye ait belge numarası ve belge düzenleme tarihi ve zamanı ile taşıyıcı (şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgilerine yer verilecek ve üzerine "e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir" ibaresi yazılacaktır. Bununla birlikte düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesinin bulunmaması halinde, malın sevkini sağlayan kişi ya da kuruma e-İrsaliye belgesinin elektronik ortamda gösterimine olanak sağlayacak gerekli bilgiler (e-İrsaliyenin düzenleyicisin VKN/TCKN bilgisi ile e-İrsaliye Belge No'su) paylaşılacaktır.

Altyapı eksikliği durumunda e-İrsaliyenin düzenleyicisinin VKN/TCKN bilgisi ile e-İrsaliye Belge No'su nun bildirilmesi sevkiyat için yeterli olacak.

Hedeften sistem yanıtı gelmediği (Alıcı tarafından sistem yanıtı dönülmediği) durumda sevkiyat işlemleri

Malın sevkiyatına başlanılması için alıcı tarafından "sistem yanıtının" beklenmesi zorunlu olmayıp e-İrsaliyenin GİB sistemlerine başarılı olarak iletilmesi malın fiili sevki için yeterlidir.

Uygulamadan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yararlanılması durumunda ise GİB sistemlerine iletilmek üzere Özel Entegratör kuruluşların bilgi sistemlerine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması açısından yeterlidir.

Özel Entegratör kuruluşların bu durumda kendilerine iletilen e-İrsaliye belgelerinin imzalama ve GİB bilgi işlem sistemlerine iletimini, kendilerine iletim zamanından itibaren azami 15 dakika içinde gerçekleştirmeleri zorunludur.

Müşterinin veya teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinemediği bazı mal sevkiyatlarında ve müşteriye teslimat gerçekleştirilirken, internet ve düzenleme altyapısının olmaması durumunda izlenecek yöntem

Müşterinin ya da teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinemediği bazı mal sevkiyatlarında öncelikle "MUHTELİF MÜŞTERİLER" ibareli e-İrsaliye düzenlenecektir.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı müşterilere fiili teslimatlar gerçekleştirildikçe teslim anında ya e-Fatura / e-Arşiv Fatura düzenlenecek ya da müşteri adına yeni bir e-İrsaliye düzenlenecektir. Ancak o an ve yerdeki teknik imkansızlıklar nedeniyle (509 SN VUK GT V.7 ve VIII. bölümlerinde yer verilen teknik zorluklarla/mücbir sebeplerle) e-İrsaliye'nin düzenlenemediği durumlarda, üzerinde "e-İrsaliye'ye Dönüştürülecektir" ibaresi ile taşıyıcı(şoför adı-soyadı,TCKN) ve araç plaka bilgisinin yazılacağı kağıt sevk irsaliyesi düzenlenerek söz konusu malların teslim edilme işlemi gerçekleştirilebilecektir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerin en geç izleyen gün içinde "MATBUDAN" türünde e-İrsaliye olarak ta düzenlenmesi ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu sevk irsaliyelerine ilişkin tarih, belge seri sıra no ve taşıyıcı ile araç plaka bilgilerine de ayrıca yer verilmesi gerekmektedir. Bu şekilde belge düzenleme uygulaması istisnai bir uygulama olup teknik imkansızlık durumunun tevsik edilebilir mahiyette olması gerekmektedir.

Ayrıca müşteriye düzenlenecek e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın da ilk sevk irsaliyesinde belirtilen teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerektiği de tabiidir.

onca-on-muhasebe1

Konsinye olarak gönderilen mallar için e-İrsaliyenin ne şekilde düzenleneceği ve fatura düzenleme süresi

Vergi Usul Kanunu'nun 230/5'inci maddesi uyarınca mal hareketinin sevk irsaliyesine bağlanması zorunludur. Bu nedenle malın konsinyiye (Konsinye teslimde mal gönderilen) gönderilmesi sırasında, konsinyör (Konsinye teslimde mal gönderen) tarafından (taşımayı konsinyi yapıyorsa konsinyi tarafından) sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve malların konsinye suretiyle gönderildiğinin sevk irsaliyesi üzerinde belirtilmesi gerekir.

Bu nedenle e-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından konsinye olarak gönderimi gerçekleştirilen mallar için, e-İrsaliyesi düzenlenmesi ve söz konusu irsaliye üzerine gönderimin konsinye teslim amacıyla gönderildiğinin şerh edilmesi gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu'nun 229'uncu maddesinde "Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır" şeklinde tanımlanmıştır.

Konsinye suretiyle yapılan satışlarda malın konsinyiye gönderilmesi satış sözleşmesine dayanmamakta ve mülkiyet devri gerçekleşmemektedir. Bu nedenle malın gönderilmesine bağlı olarak fatura kesilmesi söz konusu değildir. Ancak konsinyi tarafından malın alıcıya teslimi anında satış işlemi gerçekleşmiş olacağından konsinyi alıcı adına satış bedeli üzerinden, konsinyör ise daha önce kararlaştırılan bedel üzerinden konsinyi adına fatura düzenleyecektir.

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5'inci maddesinde "Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır." denilmektedir. Buna göre, konsinye olarak satılmak üzere teslim edilen emtia için faturanın, irsaliye tarihinden itibaren değil, konsinyinin malı alıcıya sattığı tarihten itibaren ve fiilen satılan mal miktarları dikkate alınarak 7 gün içinde düzenlenmesi gerekmektedir.

Aynı sevkiyatın kısmen karayolu kısmen de demiryolu ile yapıldığı durumlarda e-İrsaliye düzeni

Aynı alıcıya gönderilen mallar için düzenlenecek e-İrsaliyede, karayolu ve demir yolu ile kat edilecek güzergahların e-İrsaliye'de "Shipment" etiketinin altında "Delivery" alanı çoklanarak her bir güzergahın ayrı ayrı belirtilmesi suretiyle, tek bir e-İrsaliye ile malın gönderiminin yapılması ve her bir sevkiyat sırasında bu e-İrsaliyenin ibraz edilmesi mümkündür.

Örneğin AB arası demir yolu, B-C arası karayolu, C-D arası deniz yolu ile sevkiyatın yapılacağı durumda, e-İrsaliyede bu hususlar belirtilerek tek bir e-İrsaliye düzenlenebilir.

İhracat işlemlerinde e-İrsaliye uygulaması

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen mal ihracı sırasında da e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. Bu kapsamda düzenlenecek e-İrsaliyeler, ihracat işlemlerinde düzenlenen e-Faturalardan farklı olarak Ticaret Bakanlığı adına değil, doğrudan yurt dışındaki müşteri adına düzenlenecektir. Bununla birlikte söz konusu müşterinin aynı zamanda Türkiye'de mukim eden bir mükellef olması durumunda ilgili mükellefin VKN ya da TCKN bilgileri, Türkiye'de mukim bir mükellef olamaması halinde ise VKN alanına on (10) adet iki (2) (2222222222) girilmek suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir. Düzenlenen e-İrsaliye, müşterinin Türkiye'de mukim ve e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olması durumunda doğrudan ilgili mükellefe, diğer durumlarda ise GİB Sanal Alıcı'sına gönderilecektir.

Taşıma sırasında e-İrsaliyenin kağıt çıktısının araçta bulundurulması durumunda matbaa baskılı ve seri sıra no.lu belgelerin kağıt çıktı olarak kullanımı

e-İrsaliye kağıt nüshası olarak matbaa baskılı ve seri sıra no.lu belgelerin e-İrsaliye'de bulunması gerekli tüm bilgileri barındırması ve okunmasına engel teşkil etmemesi koşuluyla kullanılması mümkündür.

e-İrsaliyenin düzenlenmesi sırasında şoför, araç, fiili sevk zamanı bilgilerinin tam olarak bilinemediği durumda e-İrsaliye düzeni

Sevk irsaliyesinin fiili sevk başlangıcından önce, zorunlu bilgileri içerecek şekilde, düzenlenmesi zorunludur. Düzenlenecek e-İrsaliyede zorunlu olan bu alanların, e-İrsaliye'nin elektronik ortamda oluşturulması sırasında tam olarak bilinemediği durumlarda e-İrsaliye belgesi öncelikle TASLAK olarak kaydedilmeli ve sevkiyat başlangıcıyla birlikte eksik bilgiler taslak belgeye eklendikten sonra ONAYLAMA işlemine tabi tutulmalı ve GİB sistemlerine gönderimi sağlanmalıdır.

Taslak belgenin onaylanmamış halinin elektronik veya kağıt çıktısının hukuki geçerliği yoktur. Sevkiyat sırasında onaylanmış e-İrsaliye'nin elektronik veya kağıt çıktı halinin bulundurulması zorunludur.

e-İrsaliyede bulunması gerekli ZORUNLU alanlar ile bu alanların eksik ya da hatalı düzenlenmesi durumu

e-İrsaliye de bulunması gerekli zorunlu alanlar 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinin IV.3.3 bölümünde belirtilmiştir. Söz konusu bu alanlar e-İrsaliye elektronik belge altyapısı olan UBL-TR İrsaliye Versiyon 1.2 dokümanında teknik detayları ile açıklanmaktadır.

1- e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
2- e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
3- Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
4- Taşınan malın nevi, miktarı.
5- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
6- GİB sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkan vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).

Bu kapsamda yayınlanan UBL-TR İrsaliye Versiyon 1.2 dokümanında aşağıdaki alanların zorunlu olduğu ayrıca belirtilmiştir.

UBL ALAN ADI VE AÇIKLAMALAR

ProfileID Kullanılan senaryodur
ID Sevk İrsaliyesi Numarası
UUID Evrensel Tekil Tanımlama Numarası
IssueDate Düzenleme Tarihi
IssueTime Düzenleme Zamanı
DespatchAdviceTypeCode Sevk İrsaliyesi Tipi Kodu
Signature Mali Mühür/İmza
DespatchSupplierParty Sevk İrsaliyesindeki Malların Sevkiyatını Sağlayan Taraf
DeliveryCustomerParty Sevk İrsaliyesindeki Malları Teslim Alan Taraf
Shipment Gönderi
DespatchLine İrsaliye Kalemleri
ID (OrderReference) Sipariş numarası
IssueDate Sipariş tarihi
ID (AdditionalDocumentReference) Referans verilen veya eklenen belgenin sıra numarası
IssueDate Belgenin düzenlenme tarihi
ID (Signature) Elektronik imza ile ilgili bir referans numarası
Party Satıcı/Alıcı tarafı tanımlar
PartyIdentification Satıcı/Alıcı tarafın vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası
PostalAddress Tarafın adresi
ID (Shipment) Kargo numarası
ShipmentStage Gönderinin hangi aşamada olduğu bilgisi girilir. Ayrıca taşıyıcı (plaka, şoför) gibi
detay bilgiler girilir.
Delivery Taşıyıcı firma, fiili sevk tarihi ve asıl teslim tarihi bilgisi

Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.

Genel Tebliğ ve UBL-TR İrsaliye Versiyon 1.2 dokümanında zorunlu olan alanların, oluşturulan e-İrsaliye elektronik dokümanında bulunmaması halinde Başkanlık e-İrsaliye uygulamasının şema-şematron kontrollerinden geçmesi mümkün bulunmamaktadır.

Düzenlenen e-İrsaliyelerde söz konusu zorunlu alan bilgilerinin bulunmaması halinde bu belgeler geçersizdir.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan nihai tüketicilere (mükellef olmayanlara) düzenlenen e-İrsaliyelerde alıcının TCKN bilgisini paylaşmak istemediği durumlarda uyulacak usul ve esaslar

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan nihai tüketicilere (mükellef olmayanlara) düzenlenecek e-İrsaliyelerde müşterinin ad-soyad bilgilerine yer verilmesi ancak TCKN bilgisinin paylaşılmaması halinde ilgili alıcı VKN/TCKN alanına 11 adet 1 rakamı (11111111111) yazılacaktır.

e-İrsaliyede şoförün TCKN bilgisi alanına 11111111111 yazılmasının mümkün olup olmadığı hususu

Şoförün ad-soyad ve TCKN bilgisi Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı'nın UETDS yük taşıma bildirimleri bakımından da zorunlu bir alan olması, taşıma işlemini gerçekleştiren şoförlerin ilgili mevzuatlarınca yetkilendirilmiş ve yeterliklerinin doğru tespiti bakımından da önem arz ettiğinden, şoförün adı-soyadı ve TCKN bilgisinin (yabancı uyruklu şoförlerde şoförün pasaport numarası bilgisinin) e-İrsaliye ilgili elektronik belge alanında doğru şekilde yazılması zorunludur.

Araca yükleme sırasında dökme mallar veya tartım işlemi yapılamayan mahiyetteki hurda vb. malların sevkiyat miktarı bilinemediği durumlarda e-İrsaliye düzeni

Bu tür durumlarda tahmini miktar üzerinden mal miktarı bilgisine e-İrsaliye üzerinde yer verilecek olup, sevkiyatın sonucunda alıcıya fiili olarak teslim edilen miktar bilgileri e-İrsaliye yanıtı ile elektronik ortamda bildirilebileceği gibi taraflarca tanzim olunacak makbuz, tutanak vb. teslim tesellüm belgeleri ile ya da e-İrsaliye kağıt çıktısı üzerinde teslim alan ve teslim edenin bilgileri ve bunların imzalarına yer verilerek filli teslim miktarı belirtilebilir. Faturanın fiili teslim edilen mal miktarı baz alınarak düzenleneceği tabiidir.

e-İrsaliye uygulamasına dahil olunduktan sonra mevcut matbu baskılı kağıt sevk irsaliyelerinin durumu

e-İrsaliye uygulamasına dahil olunduktan sonra mevcut matbu baskılı kağıt sevk irsaliyelerinin imha edilmesi zorunlu olmayıp, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinin 8. Diğer Hususlar bölümünde belirtildiği üzere, Tebliğde belirtilen e-Belgeleri düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin, sistemlerinde arıza veya kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep durumlarında düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belgeleri bulundurmaları zorunlu olduğundan, mevcut matbu sevk irsaliyelerinden ihtiyaç miktarının bu amaçla bulundurulması gerekmektedir. Ayrıca, imha edilmek istenen matbu baskılı kağıt sevk irsaliyelerinin, bağlı olunan vergi dairesine başvurmak suretiyle, vergi dairesi tarafından bir tutanağa bağlanarak iptallerinin sağlanması gerekmektedir.

Alıcıların kimler olacağı ve ne miktarda mal alacakları sevkiyat başlangıcında bilinemeyen ve "Muhtelif Müşteriler" ibareli olarak sevkiyatı başlatılan "Sıcak Satış" işlemlerinde, müşteriye malların teslim anında e-İrsaliyenin teknik imkansızlıklar nedeniyle düzenlenemediği durumda nasıl bir yol izlenecektir?

Müşterinin ya da teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinmediği mal sevkiyatlarında öncelikle "Muhtelif Müşteriler" ibareli e-İrsaliye düzenlenecektir. e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı müşterilere fiili teslimatlar gerçekleştirildikçe teslim anında muhabatın durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenecektir.

Teslim anında 509 sıra no.lu Vergi Usul Kanununun (V.7) ve (VIII) numaralı bölümlerinde yer alan durumlara bağlı olarak e-Fatura ya da e-Arşiv Faturanın düzenlenmesinin mümkün olmaması durumunda teslimde bulunulan müşteri adına "Muhtelif Müşteriler" ibareli olarak düzenlenen e-İrsaliyeye ilişkin bilgileri içeren yeni bir e-İrsaliye düzenlenecektir.

e-İrsaliyenin mezkur Genel Tebliğin söz konusu bölümlerinde açıklamalar kapsamında teknik imkansızlıklar nedeniyle düzenlenememesi halinde, zorunlu bilgileri ihtiva edecek şekilde, üzerinde "E-İrsaliye'ye Dönüştürülecektir." açıklaması ile "Muhtelif Müşteriler" adına düzenlenen e-İrsaliyeye ilişkin bilgilere yer verilen matbu (matbaa baskılı) sevk irsaliyesi düzenlenecektir. Bu sevk irsaliyesi üzerinde ayrıca zorunlu bilgi mahiyetinde olan taşıyıcı (şoför adı-soyadı, TCKN) ve araç pala bilgisinin de yazılması gerekmektedir.

Bu sevk irsaliyesinin en geç izleyen gün içinde "MATBUDAN" türünde e-İrsaliye olarak da düzenlenmesi ve bu e-İrsaliyenin ilgili alanında, matbu sevk irsaliyesinin tarih ve seri-sıra no.su bilgilerine ayrıca yer verilmesi gerekmektedir.

Bu durumda teslime ait e-Fatura/e-Arşiv Faturanın malın müşteriye teslim edildiği anda (e-İrsaliye düzenlenememesi bağlı olarak) düzenlenmesi gereken matbu sevk irsaliyesinin düzenlenme tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerektiği tabiidir.

Çiftçilerden alınan Çiğ Sütlerin nakliyesinde e-İrsaliye düzeni

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerce, çiftçilerden ya da süt üretim çiftliklerinden alınan süt ürünlerinin nakliyesi sırasında e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. Bununla birlikte, çiftçiler ya da çiftliklerce üretilen çiğ sütlerin köylerde/çiftliklerde soğutma tertibatı da barındıran ortak depolama alanlarına bırakılması ve süt toplayıcılarınca bu depolama tanklarından sütlerin günlük olarak nakliye araçlarına (soğutucu ve depolama tanklı araçlara) alınması ve akabinde süt işleme merkezi veya fabrikaya nakledilmesi sırasında; e-İrsaliye'nin teknik imkansızlık nedeniyle (509 SN VUK GT V.7 ve VIII. bölümlerinde yer verilen teknik zorluklarla/mücbir sebeplerle) ilgili lokasyanda düzenlenmesinin mümkün olmadığı durumda her bir teslim alma ve nakliye işlemi için ayrı ayrı olmak üzere matbu sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve bu irsaliyeler üzerine "e-İrsaliyeye Dönüştürülecektir" ibaresi ile taşıyıcı(şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgisinin yazılması ve her bir matbu sevk irsaliyesinin izleyen işgünü içinde MATBUDAN tipinde e-İrsaliyeye dönüştürülmesi gerekmektedir. Düzenlenen e-İrsaliyeler üzerinde matbu sevk irsaliyelerine ilişkin tarih, belge seri sıra no ve taşıyıcı ile araç plaka bilgilerine de yer verilmesi zorunludur.

Tarladan alınan zirai ürünlerinin nakliyesinde e-İrsaliye düzeni

Zirai ürünlerin çiftçilerden tarladan alınması ve tüccarın kendi veya başka bir işyerine nakledilmesi durumunda ve taşımanın da e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı tüccarın kendisi tarafından yapılması ya da yaptırılması halinde, sevk irsaliyesinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi zorunludur.

Bununla birlikte tarlada e-İrsaliye'nin teknik imkansızlık nedeniyle ( 509 SN VUK GT V.7 ve VIII. bölümlerinde yer verilen teknik zorluklarla/mücbir sebeplerle) ilgili lokasyanda düzenlenmesinin mümkün olmadığı durumda, nakliye işlemi için matbu sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve bu irsaliye üzerine "e-İrsaliyeye Dönüştürülecektir" ibaresi ile taşıyıcı(şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgisinin yazılması ve matbu sevk irsaliyesinin en geç izleyen gün içinde MATBUDAN tipinde e-İrsaliyeye dönüştürülmesi gerekmektedir. Düzenlenen eİrsaliyeler üzerinde matbu sevk irsaliyelerine ilişkin tarih, belge seri sıra no ve taşıyıcı ile araç plaka bilgilerine de yer verilmesi zorunludur.