Ön muhasebe ile işletmelerin temel finansal işlemleri gerçekleştirilir.
Ön muhasebe, genel muhasebenin ilk adımıdır. Ön muhasebe bir işletmenin mali yönetimini sağlayan her türlü bilginin işlenmesi ve takip edilmesidir. İşletmenin nakit, çek, senet, müşteri, stok, fatura veya banka hesaplarının kayıtları ve hareketleri, ön muhasebe aracılığı ile takip edilir.
Firmanın günlük gelir, gider ve nakit akışının takibi için kullanılır. Nakit giriş çıkışlar, kayıt altına alınarak, yapılan tahsilat ve ödemeler izlenir. Böylece firmanın, nakit işlemlerinin takibi yapılır.
Firmanın bankalar aracılığıyla gerçekleştirdiği ödemeler, çekler, havale ve tahsilat gibi işlemlerin takip etmesi ön muhasebenin konusudur.
Verilen veya alınan çek ve senetler ön muhasebede işlenir. Çek ve senetlerin vadelerini ve miktarlarını takip ederek, firmanın nakit akışı hakkında bilgi sahibi olursunuz.
Alınan veya satılan hizmet ya da ürün karşılığında fatura kesilir. İrsaliye ise bir ürünün nakledilmesi esnasında kullanılan sevk belgesidir. Her türlü fatura ve irsaliye işlemi ön muhasebe kapsamındadır.
Ürün alım satımı yapan firmaların depolarındaki ürünün takibinin yapılması da ön muhasebenin konusudur. Ürün alımında alış faturası ile sisteme girişi yapılır, ürün satıldığında ise satış faturası ile stoklardan düşürülür. Böylece hangi ürünün daha çok satıldığı hangi ürünün satılmadığı kolayca takip edilir.
Müşteri ve tedarikçi hesaplarının tamamı cari hesaplardır. Her türlü alım satım işlemleri; ödeme, tahsilat, borç ve alacak takibi cari hesapla yapılır. Bu bilgiler rapor hazırlamak için de kullanılır.
Personelin maaş, avans, prim, vergi işlemlerini takip etmek ve ödemeleri ona göre planlamak mühimdir.
Ön muhasebede en bilindik yöntem, defter tutma yöntemidir. Ön muhasebe bilgilerinin tamamı bir deftere kaydedilerek tutulur. Defterin kaybolması veya tahrifat görmesi gibi tehlikeleri bulunmaktadır.
Fonksiyonlardan ve formüllerden dolayı kompleks bir metottur. Bu yöntemi kullanmak için Excel'i çok iyi bilmek gerekmektedir. Bilakis, raporları ve tabloları oluşturmak çok uzun zaman alabilir. Ayrıca, bilgisayarın arızalanması ya da çalınması durumlarında tüm bilgilerinizi kaybedebilirsiniz. Buna karşın sürekli yedekleme işlemi yapmanız gerekmektedir
Bazı firmalar, şirkette çalıştırdıkları bir muhasebeciyle ve muhasebe yazılımıyla ön muhasebelerini şirket içinde tutmayı tercih ederler. Bu durum lisanslı yazılımın ücreti ve muhasebe çalışanının ekstra maliyetini ortaya çıkarır.
Son yıllarda yukarıda bahsettiğimiz geleneksel yöntemler yerini bulut tabanlı ön muhasebe programına bıraktı. Online ön muhasebe programı ile verileriniz bulut tabanlı bir uygulamada tutulur. İnternet olan her yerden tüm muhasebe verilerinize ulaşabilir ve dilediğiniz gibi güncelleme yapabilirsiniz. Ayrıca, kullanıcı dostu arayüze sahip olduğu için kullanım kolaylığı sağlar.
Genel muhasebe ve ön muhasebe arasındaki farklar; yapılan işlemlerle ilişkilidir. Ön muhasebe, genel muhasebenin ilk adımıdır ve ön muhasebe olmadan genel muhasebeye geçilemez. Ön muhasebe ile firmaların temel finansal işlemleri gerçekleştirilir. Genel muhasebe ise, genel mali hesaplamaların yapıldığı işlemlerdir.
Muhasebe işlemlerinin tamamının düzenlenmesi ve takip edilmesini sağlayan genel muhasebe yazılımları, muhasebe alanında işinin ehli kişiler tarafından kullanılabilmektedir.
Genel muhasebe çok kapsamlı bir program olduğu için oldukça maliyetlidir ve ticari olarak büyük işlem hacmine sahip şirketler tarafından kullanılmaktadır.
İşletmelerin nakit, cari hesap, borçlar, alacaklar, fatura, stok vs. gibi işlemlerinin bilgisayar programı aracılığıyla takip edilmesini sağlayan sistemdir.
Web tabanlı ön muhasebe programı, daha çok küçük ve orta ölçekli işletmelerin kullandığı programlardır. Ön muhasebe programı kullanan firmaların kendi bünyelerinde muhasebeci veya mali müşavir bulundurmalarına gerek yoktur.
İşletmenizin ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayacak, en iyi ön muhasebe programı, seçimi yaparken nelere dikkat etmek gerekir?
Esasen internet tabanlı ön muhasebe programlarına bulut tabanlı ön muhasebe programı yada online ön muhasebe programı denilmektedir.